Acil Durum Haberleşme ve İletişim Planı

Bir işyerinde acil durum patlak verdiğinde ilk saniyeler hayat kurtarır ya da kaybettirir. Ancak “ne yapacağını bilen” ekip kadar “kimi arayacağını, ne söyleyeceğini ve hangi kanalı kullanacağını” bilen ekip de bir o kadar değerlidir. İşte bu noktada acil durum haberleşme ve iletişim planı devreye girer: Panik yokken kurgulanmış, tatbikatlarla sınanmış ve tüm çalışanlara duyurulmuş bir iletişim mimarisi. Bu rehber; planın yasal dayanağını, bileşenlerini, haberleşme kanallarını ve güncelleme döngüsünü somut biçimde ele almaktadır.

1. Yasal Çerçeve: Haberleşme Neden Zorunlu?

6331 sayılı Kanun ve İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik gereğince işyerlerinde acil durum planları hazırlanması zorunlu olup plan içeriği işyerine göre uyarlanabilir. Bu yükümlülüğün temel dayanakları şöyle sıralanabilir:

• Acil durum planlarının hazırlanması, yangınla mücadele ve ilk yardım çalışmalarının yapılması 6331 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamında işverenin yükümlülüğü arasındadır.
• İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik’in 10. maddesinin birinci fıkrası uyarınca; işveren tarafından acil durumların meydana gelmesi hâlinde uyarı verme, arama, kurtarma, koruma, tahliye, haberleşme, ilkyardım ve yangınla mücadele gibi uygulanması gereken acil durum müdahale yöntemlerinin belirlenmesi ve yazılı hâle getirilmesi zorunludur.
• Acil durum planında; görevlendirilen çalışanların ve varsa yedeklerinin adı, soyadı, unvanı, sorumluluk alanı ve iletişim bilgileri ile ilk yardım, acil tıbbi müdahale, kurtarma ve yangınla mücadele konularında işyeri dışındaki kuruluşların irtibat numaraları yer almalıdır.

2. İletişim Planının Temel Bileşenleri

Acil durum planı; çalışanların güvenli tahliyesini, ekiplerin görev dağılımını, müdahale yöntemlerini, iletişim düzenini, toplanma alanlarını ve tahliye krokilerini içerir. İletişim boyutunu oluşturan unsurlar beş ana başlık altında ele alınır:

2.1. İç Haberleşme (İşyeri İçi)

Haberleşme personelinin temel görevi; acil durumlarda “Haberleşme Şeması”na uygun olarak dış ve iç haberleşmeyi sağlamak ve ilgili yerlere ait acil durum telefonlarının listesini bulundurmaktır. İç haberleşmede kullanılan araçlar genellikle dahili telefon sistemi, zil/alarm, anons sistemi ve telsizdir. Acil durumlarda gerekli olabilecek acil durum telefon listesinde belirtilmiş telefon numaraları herkesin ulaşabileceği yerlere asılmalı ve sürekli güncelliği sağlanmalıdır.

2.2. Dış Haberleşme (Kurumlar Arası)

İşveren; ilk yardım, acil tıbbi müdahale, kurtarma ve yangınla mücadele konularında işyeri dışındaki kuruluşlarla irtibatı sağlayacak gerekli düzenlemeleri yapmalıdır. Dış haberleşme listesinde; itfaiye, acil sağlık (112), polis/jandarma (155/156), AFAD ve ilgili OSGB/işyeri hekimi gibi kurumların güncel iletişim bilgileri yer almalıdır.

2.3. Ekipler Arası Koordinasyon

Acil durumlarda koruma-haberleşme ekibi olarak görevli olan kişiler; acil durum özelliğine göre ilgili planları uygulayarak acil durum telefon listesinde belirtilen ilgili yerlere ve sorumlu kişilere haber vermek, çevre güvenliğini sağlamak, paniği yatıştırmak ve acil durum bölgesinin tamamen boşaltıldığını kontrol etmekle görevlidir.

3. Haberleşme Kanalları ve Araçları

Etkili bir acil durum iletişim planı, tek bir iletişim kanalına bağımlı kalmaz. Sistem arızalanabilir; bu nedenle yedekli kanallar önceden belirlenmeli ve tüm ekiplere aktarılmalıdır.

Deprem ya da büyük felaketler sırasında ve sonrasında haberleşme çok önemlidir. Bu nedenle fabrika güvenliğinde ve santralinde tüm personelin şahsi telefonları ve varsa cep telefonları bulundurulmalıdır. Böylece enkaz altındaki birine ulaşmak, kayıp veya yaralanma olduğunda personelin ailesine ulaşarak haber vermek mümkündür.

4. Haberleşme Planının Yapısı ve İçeriği

4.1. İletişim Hiyerarşisi ve Çağrı Zinciri

Haberleşme planının en kritik unsuru, “kimin kimi ne zaman arayacağını” netleştiren çağrı zinciridir. Bu zincir; acil durumu fark eden çalışandan, ekip liderine, koordinatöre ve oradan dış birimlere uzanan açık bir hiyerarşi oluşturur. İşyerindeki makine, cihaz, araç, gereç, tesis ve binalarda kendileri ve diğer kişilerin sağlık ve güvenliğini tehlikeye düşürecek acil durum ile karşılaştıklarında çalışanlar; hemen en yakın amirine, acil durumla ilgili görevlendirilen sorumluya veya çalışan temsilcisine haber vermelidir.

4.2. Acil Durum Telefon Listesi

Planın ayrılmaz bir parçası olan telefon listesi; herkesin kolayca görebileceği şekilde bina içinde asılı tutulmalı, düzenli aralıklarla güncellenmeli ve acil durum ekiplerinin her üyesinde kopyası bulunmalıdır. Listede yer alması gereken asgarî unsurlar şunlardır: acil durum koordinatörü, ekip başları, AFAD, itfaiye, 112 Acil Sağlık, işyeri hekimi, yakın hastane, OSGB ve ilgili kamu kurumları.

4.3. Mesaj Protokolü: Ne Söylenecek?

Stres altındaki bir çalışanın hangi bilgileri aktaracağını bilmesi için standart bir mesaj protokolü oluşturulmalıdır. Bu protokol; olayın türü, yeri, boyutu ve yaralı/mahsur kişi sayısını içerir. Telsiz konuşması yapılırken iletilecek mesaj açık, net ve karşıdakinin anlayacağı şekilde oluşturulmalıdır. Kısa ve öz olmasına dikkat edilmelidir. İletilecek mesajın doğru ve eksiksiz anlaşıldığına emin olmak için mesajı alan taraf anlaşıldı/tamam gibi ifadelerle bunu belirtmelidir.

5. Haberleşme Ekibinin Görev ve Sorumlulukları

Acil durum müdahale yöntemleri; uyarı verme, arama, kurtarma, koruma, tahliye, haberleşme, ilkyardım ve yangınla mücadele gibi başlıkları içerir. Bu kapsamda haberleşmeden sorumlu ekip üyelerinin görev tanımı şunlardır:

• İç haberleşmeyi yönetmek: Tüm ekip liderlerine olay bilgisini iletmek, koordinatörü sürekli bilgi akışında tutmak.
• Dış haberleşmeyi sağlamak: Acil Durum Telefon Listesinde bulunan kurumlarla iletişime geçmek ve acil durum müdahale ekiplerinin koordinasyonunu sağlayarak ekipleri gereken noktalara sevk etmektir.
• Tahliye sayımını desteklemek: Acil durumda kişilerin toplanma bölgesinde sayımlarını yapmak, eksik olup olmadığını tespit etmek ve eksikleri söndürme ve kurtarma ekiplerine bildirerek can ve mal güvenliğini sağlamak.
• Yedek kanal hazırlığı: Ekipler, grup içi iletişimi telefon dışında ekip amirlerinde bulunan telsizlerle de sağlamalıdır.

6. Planın Güncellenmesi ve Tatbikatlarla Sınanması

İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik’in 13. maddesi uyarınca tatbikat, tüm tehlike sınıfları için yılda en az bir kez yapılır. Haberleşme planının etkinliği de bu tatbikatlarda test edilmeli; iletişim kanallarının çalıştığı, mesajların doğru aktarıldığı ve çağrı zincirinin işlediği doğrulanmalıdır.

Tatbikat yıllıktır (Madde 13); planın kendisi ise tehlike sınıfına göre yenilenir (Madde 14). Buna göre çok tehlikeli işyerlerinde plan en geç 2 yılda bir, tehlikeli işyerlerinde 4 yılda bir yenilenir. Az tehlikeli işyerlerinde ise en geç altı yılda bir yenileme yapılması zorunludur.

Gerçekleştirilen tatbikat neticesinde varsa aksayan yönler ve kazanılan deneyimlere göre acil durum planları gözden geçirilerek gerekli düzeltmeler yapılır. Gerçekleştirilen tatbikatın tarihi, görülen eksiklikler ve bu eksiklikler doğrultusunda yapılacak düzenlemeleri içeren tatbikat formu hazırlanır.

Haberleşme ve iletişim planı hazırlama sürecini bütünsel bir perspektifle ele almak için Acil Durum Eylem Planı Nasıl Hazırlanır? rehberimizi incelemenizi öneririz. Aynı zamanda haberleşme sistemini hayata geçirecek ekiplerin yapılandırılması için İşyerinde Acil Durum Ekipleri yazımız da önemli bir kaynak niteliği taşımaktadır.

7. Özel Gruplar ve Çoklu İşveren Durumları

İletişim planı hazırlanırken tüm çalışan profilinin gözetilmesi zorunludur. İşyerlerinde yaşlı, engelli, gebe veya kreş varsa çocuklara tahliye esnasında refakat edilmesi için tedbirler alınır. Bu gruplarla iletişimde görsel ve sesli uyarıların yanı sıra yüz yüze rehberlik de plan içinde yer almalıdır.

Aynı çalışma alanını birden fazla işverenin paylaşması durumunda, yürütülen işler için diğer işverenlerin yürüttüğü işler de göz önünde bulundurularak acil durum planı işverenlerce ortaklaşa hazırlanır. Bu durumlarda ortak haberleşme kanalları ve iletişim protokolleri önceden mutabakata varılmış olmalıdır.

Tatbikat süreçleri ve tahliye yöntemleri hakkında daha fazla bilgi almak için Acil Durum Tahliyesi ve Tatbikatları sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular